На 9-ти юни отбелязваме Международния ден на архивите. През 2023 г. събитията са посветени на честването 75-та годишнина от създаването на Международния съвет на архивите (МСА). Годишнината се отбелязва от хиляди специалисти под мотото „Обединени архиви“.
Сложен е пътят на първите хранилища на документи от Древна Гърция и Рим през различните обществено-икономически формации, докато се обособят в самостоятелни културни учреждения и си извоюват място в културния живот. Най-голям принос затова развитие има историческата наука. Документите са основен източник за проучване развитието на човешкото общество, а те се съхраняват в архив. С Древна Гърция е свързана появата на съвременния термин „архив” – за означаване както на съвкупност от официални документи, така и на мястото за тяхното дългосрочно съхранение. Основната идея на тази концепция е именно в съхранението, обработката на информацията и нейното систематизиране за бърз достъп до документи при необходимост.
Архивите като продукт на определена обществено-икономическа база се намират в най-тясна зависимост от общото културно равнище на дадена страна. В резултат на това в отделните държави развитието на архивите върви по различен път. В глобален смисъл архивите са хранилища на опит и история, натрупани през вековете. Обръщайки се към архивна информация, получаваме възможност да научим най-важните факти, да погледнем по различен начин събитията от миналото.
Създаването на архивите в нашата страна може да се свърже с възникването на писмеността. Княжеският двор се е оказва мястото за съхранение на държавни документи. По-късно манастирите се явяват като пазители на документи. Наред с документите са съхранявани културни ценности и са преброявани книгите. Всъщност манастирската обител се превръща в съкровищница. С развитието на манастирите нараства и броят на книгите. Това обстоятелство налага за тях да се отделят помещения, отделни от други ценности. Най-старите български документи – ръкописни и старопечатни книги са опазени от родолюбивите служители на християнската вяра. Сами опазват документи възникващи от тяхната дейност и другите институции на българското общество, сред които са общините, училищата, училищните настоятелства, еснафите, културно-просветните и благотворителните организации и т.н.
В съвременното общество архивната институция е крайният пазител на информация, а тя се създава, за да осигурява управлението на държавата, развитието на науката, културата и защитата на гражданските права и интереси. Архивите са част от културното наследство и източник на информация. Архивните теория и практика сега се ориентират към принципите на документалния и архивен мениджмънт в областта на електронното управление, което да отговаря на динамично променящите се очаквания и изисквания за по-ефективно и модерно обслужване на институции и граждани.
Днес архивите са сложна система за съхранение, отчитане, обработка и използване на документи. Отговорности на архивистите са много: да осигуряват безопасността на документите, да ги съхраняват, обработват, популяризират и т.н. Можем да обобщим – архивите са хранилища на опит и история, натрупани през вековете. Обръщайки се към архивна информация, получаваме възможност да научим най-важните факти, да погледнем по различен начин събитията от миналото.
Преминаването към безхартиено решение, което работи с цифровите снимки на документите, е ефикасен начин за постигане на тези цели. Електронният архив всъщност е система, която управлява дигитализираните документи, регистрираните потребители и правата им за работа с тях. Електронният архив осигурява достъп до документите в реално време и възможност за едновременна работа с един документ от страна на много потребители от различни точки на света.
Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) работи от 2021 г. по проект „Разработка и внедряване на система за е-архивиране“. Проектът се изпълнява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Добро управление“, приоритетна ос №1 „Административно обслужване и е-управление“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. Основната цел на проекта е разработване и внедряване на система за е-архивиране, за попълването на Националния архивен фонд с ценни електронни документи, запазването им за бъдещето на нацията и поддържането на модерна и ефективна администрация в услуга на държавността, бизнеса и гражданите. Периодът на изпълнение е от 12 януари 2021 г. до 30 септември 2023 г. Общата стойност на проекта е 5 997 233.71 лв., от които 85% от Европейския социален фонд – 5 097 648.65 лв. и 15% национално финансиране – 899 585,06 лв. Проектът е насочен към служителите на ДАА, структурите на държавната и общинската администрация, гражданите и бизнеса.
Обект на проектните дейности са: разработване на системата за е-архивиране на ценни електронни документи, която ще се интегрира със съществуващата Информационна система на държавните архиви (ИСДА) и ще осигури приемането, съхранението, достъпа и използването на ценни електронни документи от държавните и общински институции, видни за обществото личности, политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, българи и български организации в чужбина с принос към българската история; създаването на Застрахователен фонд на оптичен носител в ДАА и на студио за цифровизация на аудиовизуалните документи, които се съхраняват в държавните архиви. Предвижда се след цифровизацията те да се импортират в системата за е-архивиране на ценни електронни документи.
Документите на държавните учреждения са най-съществената част от архивното богатство на всяка страна. Създадени да задоволят непосредствените текущи нужди, те обективно отразяват различни страни от дейността на съответните учреждения и от живота на цялата държава, те представляват за бъдещите поколения изключително ценен изворов материал за историята на епохата, през която са възникнали.
Боряна Маринова
Началник на „Държавен архив“ – Велико Търново
